Cette information s’adresse aux parents ou responsables légaux des enfants mineurs mais également aux élèves majeurs et à leurs parents, dans la mesure où malgré la majorité de l’enfant, l’école continue, sauf décision contraire de l’élève, de considérer les parents comme des interlocuteurs essentiels à la scolarité de leur enfant.
Nom de l’établissement : Institut Notre-Dame, rue J. Billiart, 19 à 5000 Namur.
Le responsable du traitement des données transmises est Madame Sylvie SATIN.
Le délégué à la protection des données (DPO) est Monsieur Guillaume BUCHKREMER, qui peut être contacté par mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
1. Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?
Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif (interface virtuelle entre parents et professeurs, e-learning …) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.
Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.
2. Que signifie traitement des données personnelles ?
Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement …
3. Qui traite vos données ?
Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre établissement. Elles sont sensibilisées à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.
4. Engagement de l’établissement
La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale.
Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » – Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.
En inscrivant votre enfant dans notre établissement ou en vous y inscrivant comme élève majeur, en accédant et en utilisant le Site ou les plateformes numériques de l’école (Smartschool et It-school), en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.
Les traitements seront licites, loyaux et légitimes. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.
5. Les données personnelles que nous collectons
Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :
· Soit sur base de votre consentement ;
· Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les responsables légaux et l’élève en vue de la scolarité ou de la formation de ce dernier;
· Soit en vertu d’une obligation légale ;
· Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
Les Données Personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure :
· Identification générale et informations de contact
Coordonnées des responsables légaux et de l’élève : caractéristiques personnelles, données d'identification, données d'identification électronique, composition de ménage, informations d'études et de formation, photos ou enregistrements d'image, statut de réfugié.
· Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales
Copies de passeport, copies de carte d'identité ou autres titres de légitimation, numéro national.
· Informations financières
Numéro de compte bancaire et autres informations financières (attestation CPAS, bourse d’étude, etc.…).
· Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement
Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire ; assurance(s) que vous auriez souscrite(s), souscription aux services offerts par l’école, données concernant la santé pertinentes à l'activité concernée (informations d'allergies, etc....).
· Informations médicales pouvant avoir une incidence sur la scolarité de l’élève lui-même ou sur l’organisation de l’établissement scolaire
Protocole relatif aux besoins spécifiques de l’élève, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de l’inscription de votre enfant dans notre établissement, ces données sont collectées à l’aide d’une fiche de santé. Votre consentement est au même moment sollicité pour le traitement de ces données.
Il est essentiel que ces données soient exactes et à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile dans l'intérêt de l'élève.
6. Finalités que nous poursuivons
Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.
· GESTION ADMINISTRATIVE : Gestion et suivi administratif de la population d'élèves, l'administration des plateformes numériques de l'établissement, le respect de la promotion de la santé à l'école, les activités extra-scolaires et la fourniture de flux d'informations.
· GESTION PEDAGOGIQUE ET MISSIONS DE L’ENSEIGNEMENT : la gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, comme la dispense de son enseignement, l'organisation d'activités pédagogiques ainsi que son évaluation scolaire.
Les catégories de destinataires utiles au métier des données personnelles peuvent être :
- La personne concernée elle-même ;
- Les responsables légaux de l’élève ;
- L’équipe éducative et enseignante de l’établissement scolaire.
- Services postaux (Bpost) ;
- Partenaires d’activités externes (voyage scolaire par exemple) ;
- Autorités judiciaires (tribunal de la famille, parquet, délégué aux droits de l’enfant etc.) ;
- Services d’assurance (en cas de sinistre nécessitant des données d’identification) ;
- Organismes de stage ;
- Autres établissements scolaires (dans le cadre d’un changement d’établissement).
Les catégories de partenaires sous-traitants des données personnelles peuvent être :
- L’ASBL Infodidac dans le cadre de gestion administrative et pédagogique des étudiants (ProEco) ;
- Établissements bancaires (CBC pour la gestion des paiements) ;
- La société Smartbit Scomm dans le cadre de l'utilisation de la plateforme numérique en ligne "Smartschool» ;
- La société Keyros dans le cadre de l'utilisation de la plateforme numérique en ligne "It-School" ;
- La société Pythomium pour la gestion en ligne des bulletins scolaires ;
- La société Shogun pour la gestion du site internet de l'école.
Les catégories de partenaires co-traitants des données personnelles peuvent être :
- Le Service de Promotion de la Santé à l’École de SELINA (médecine scolaire) ;
- Le Centre Psycho-Médicosocial de SELINA ;
- La Fédération Wallonie-Bruxelles et Direction Générale de l’Enseignement Obligatoire ;
- Des services de réseaux sociaux à des finalités de promotion de l'établissement (Facebook) ;
Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant et du fonctionnement de notre établissement. La fiche de santé de l’élève ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. Elles seront conservées et traitées en toute confidentialité.
Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.
7. Bases légales de traitement des données personnelles
- Article 6, §1 c) du Règlement (UE) 2016/679 le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
o Décret du 24juillet 1997 définissant les missions prioritaires de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire et organisant les structures propres à les atteindre ;
o Arrêté du 14 avril1994 du Gouvernement de la Communauté française relatif au contrôle de l'inscription scolaire ;
o Décret du14-03-2019 relatif à la promotion de la santé à l’école et dans l’enseignement supérieur hors universités ;
- Article 6, §1 b) du Règlement (UE) 2016/679 le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ;
o Inscription scolaire et souscription au projet d’établissement et règlement d’ordre intérieur ;
- Article 6, §1 e) du Règlement (UE) 2016/679 le traitement est nécessaire l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement ;
o Missions d’enseignement subventionnées par la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
- Article 6, §1 a) du Règlement (UE) 2016/679 la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel.
8. Utilisation de caméras
Des caméras de surveillance sont placées aux endroits suivants :
· Une sur la façade juste au-dessus de la porte d’entrée rue J. Billiart, 19
· Deux caméras près de l’accueil central
· Une caméra face à l’escalier permettant l’accessibilité au bloc A
· Une caméra au niveau de la rotonde proche de la grande salle
· Une caméra visualisant le couloir longeant la grande salle
· Une caméra visualisant l’accès aux casiers et au bloc A200 (fermette)
· Une caméra visualisant l’accès au bloc D200
· Une caméra visualisant l’accès au bloc D300
· Une caméra visualisant l’accès au bloc I au 3ème étage en provenance de la pyramide (I300)
· Une caméra visualisant l’accès au bloc D au 3ème étage en provenance de la pyramide (I300)
· Une caméra au RDC du bloc C
La surveillance par caméras a pour seule finalité de prévenir et détecter toute atteinte aux personnes et aux biens.
Le but recherché est donc la sécurité des personnes et des biens. Seul le responsable du traitement, le Pouvoir Organisateur ou son mandataire, ont accès à ces images.
Les images sont enregistrées et sont conservées durant 30 jours.
Ces images pourront être utilisées pour identifier et sanctionner les personnes qui seraient filmés en situation de contravention avec le règlement d’ordre intérieur de notre établissement.
9. Quels sont vos droits ?
Les Lois sur la protection des données vous accordent des droits (sur la base de certains critères et à certaines conditions), y compris un droit d’information, un droit d’accès à vos données, un droit de rectification, un droit de limitation de traitement, un droit d’opposition au traitement, un droit de suppression ou de portabilité de vos données personnelles.
Pour toute requête d’exercice de vos droits ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la façon dont nous traitons vos données personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les moyens et coordonnées précisées dans la section « Qui contacter à propos de vos données personnelles » ci-dessous.
Veuillez noter que certaines données personnelles peuvent être exemptées des droits d’accès, de rectification, d’opposition, de suppression, de limitation ou de portabilité conformément aux Lois sur la protection des données personnelles ou d’autres législations : toute réponse négative sera documentée et légalement motivée.
Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel à l’adresse mail Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou un courrier à Mme la Directrice 19, rue J. Billiart 5000 Namur dans lequel vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.
10. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, et au plus durant 30 ans.
11. Sécurité
Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données Personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.
Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.
12. Modifications à ces règles
Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet.